Наиболее эффективным способом заверения документации на сегодня стала электронная подпись. Преобразование производится в электронном виде с использованием зашифрованного ключа, что позволяет удостоверять подлинность сведений и защищает от подделок. Технология позволяет сократить расходы на обмен бумагами, обеспечить информационную безопасность и упростить процесс передачи данных. ЭЦП активно используется при ведении и передаче бухгалтерской и налоговой отчетности, юридическими отделами.
Для оформления электронной подписи потребуется подготовить:
· заполненная анкета по образцу;
· удостоверение личности заявителя;
· СНИЛС;
· выписка из госреестра – ЕГРЮЛ;
· приказ о назначении руководителя предприятия;
· ОГРН и ИНН компании;
· подтверждение оплаты услуг удостоверяющего центра;
· реквизиты предприятия;
· доверенность, приказ или другие документы на уполномоченного сотрудника;
· удостоверение личности для индивидуальных предприятий и физлиц;
· иная документация по запросу.
После подключения электронной подписи подключить программное обеспечение специалист может самостоятельно или обратиться к специалистам удостоверяющего центра.
Зачем нужна электронная подпись юридическому лицу:
· направление налоговых деклараций в ФНС РФ;
· подтверждение для ФСС видов осуществляемой деятельности;
· направление запросов на выдачу разрешений;
· формирования бухгалтерской отчетности;
· подключение банковской гарантии онлайн;
· оптимизация производственных процессов;
· комплексное обслуживание;
· контроль штрафов и санкций;
· автоматическая установка;
· доставка в любой район;
· направление заявлений, анкет в любые учреждения;
· носитель – флешка;
· аккредитация на торговых площадках;
· удаленная настройка ПК для программного обеспечения;
· заверение юридически-значимой документации;
· организация обмена таможенной отчетности;
· быстрый обмен документацией с контрагентами и органами власти и др.
При смене руководства компании требуется замена электронной подписи. Оформленные документы с использованием старой ЭП становятся недействительными, поскольку заверены неуполномоченным лицом. Переоформление ЭЦП бывшим директором на вновь назначенного не допускается. Программное обеспечение необходимо переустановить полностью. Правила замены установлены ФЗ №63 от 06.04.2011 «Об электронной подписи».
Для физических лиц при оформлении электронной подписи требуется личное присутствие. Использовать ЭПЦ эта категория владельцев вправе также при обращении в Многофункциональные центры (МФЦ).
В перечень услуг при подключении к ЭЦП входят:
· оформление простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной подписи;
· обучение персонала;
· настройка и установка программного обеспечения;
· выпуск сертификата электронной подписи в срочном порядке;
· содействие в оформлении заявлений;
· предоставление круглосуточной поддержки индивидуально каждому клиенту;
· подбор ЭЦП для юридического лица с целью использования на портале государственных услуг, при проведении процедуры банкротства, для банков.
Простая подпись используется для разового подтверждения финансовой операции, к примеру, при списании средств с банковской карты. Неквалифицированная ЭЦП подтверждает подлинность электронных документов, в том числе для отправки в государственные структуры по интернету. Квалифицированная подпись является аналогом заверения документа физическим лицом, а для организаций – также печати юридического лица. В таком виде документ можно отправлять в любую инстанцию. Срок действия подписи – один год, после этого требуется получение нового сертификата или получать новый ключ.
Сфера использования электронной подписи достаточно широкая:
· на электронных площадках торгов;
· на портале Госуслуги;
· корпоративного документообмена;
· обмена актами сверки счетов с контрагентами;
· для ведения кадрового делопроизводства;
· заверения внутренних приказов предприятия, распоряжений от имени руководства компании и др.
К достоинствам электронной подписи относятся:
· гарантия конфиденциальности;
· полное информационное обеспечение;
· быстрое оформление сделок;
· защищенность договоров;
· своевременная сдача отчетности в уполномоченные органы;
· участие в электронных торгах;
· организация корпоративного обмена документацией;
· сохранение юридической силы документов
Результатом оказания услуг являются:
· акт приема-передачи ЭЦП;
· флешка с программным обеспечением;
· сертификат на использование подписи;
· руководство по применению ЭЦП.
Вы можете оставить заявку на изготовление ЭЦП в короткие сроки. Если сложно определиться с видом электронной подписи, вам поможет специалист в ходе предварительной консультации.